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Reuniones vecinales efectivas

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Es común que en las asambleas o reuniones vecinales se pase largo tiempo discutiendo situaciones que ya se habían tocado con anterioridad, o que se desvíen los temas que se pretendían tocar en un inicio por la diversidad de opiniones e intereses de los asistentes. Aquí te damos algunas recomendaciones para guiar reuniones vecinales efectivas.

1. Planificar la reunión

Antes de convocar a asamblea se recomienda que los representantes vecinales o mesa directiva, definan cuáles son los puntos a tratar en la reunión y los plasmen en una agenda del día, en la que además señalen a qué hora inicia la reunión y cuánto tiempo van a destinar a cada tema.

2. Convocatoria

Para asegurar que los vecinos acudan a la reunión es importante enviar la convocatoria a reunión cuando menos una semana antes, así ellos podrán hacer espacio en su agenda personal para asistir. Dentro de la convocatoria, además de definir el horario y el lugar de reunión, enumeren los puntos que se van a tocar.

3. Dirigir la reunión

Es importante contar con un moderador de la reunión, éste puede ser uno de los miembros de la mesa directiva. Quien tenga estas funciones señalará cuál punto sigue a tratar dentro de la reunión, otorgará el turno para hablar entre los asistentes y definirá cuándo es el momento indicado para hacer votaciones. Ante vecinos que deseen tocar otros temas o intenten desviar la discusión de la asamblea, es importante que el moderador les señale que hay que seguir la agenda establecida. Si el tema que se quiere tratar no está en agenda pero es importante para los vecinos, se puede tomar al final de la reunión o se puede programar una segunda reunión para hacerlo.

4. Establecimiento de acuerdos

Se recomienda llevar una minuta o hacer una relatoría que dé fe de los acuerdos establecidos en la reunión y que al final de la jornada se le dé lectura para verificar que la información haya quedado clara para los asistentes.

5. Seguimiento

Es importante designar responsables que verifiquen que los acuerdos se cumplan en tiempo y forma, esto hará que la reunión sea realmente efectiva, y que se comunique a los vecinos oportunamente sobre el estatus en que se encuentran cada uno de los acuerdos.

Dentro de los compromisos sociales de Grupo San Carlos se encuentra el impulsar el desarrollo de comunidades sostenibles y autogestionables, promoviendo una cultura vecinal. Te invitamos a leer más artículos relacionados con organización vecinal y participación ciudadana en este blog en el apartado Conviviendo.